Wanneer employees het bedrijf verlaten

Wanneer een employee een bedrijf verlaat is dit altijd een bron van uitdagingen, vragen en issues voor de ondernemer. Employees verlaten bedrijven voor tal van redenen. Soms aanvaarden ze een betere positie, gaan met pensioen of worden ontslagen.  Wat de omstandigheden ook mogen zijn, wanneer een employee wordt gevraagd vóór het eind van de dag te vertrekken, is het van belang dat  u en de directe supervisor direct accurate informatie krijgen over de huidige status van die employee zijn plannen, activiteiten, communicatie, opkomende activiteiten en verplichtingen.
Op deze manier kunnen vele obstakels voorkomen worden die gepaard gaan met de transitie en vervanging van een employee. 
Daar personeel de belangrijkste factor binnen het bedrijf is, stelt de NPS dit onderwerp aan de orde voor de ondernemers en de managers.
 
1. U hoort tenminste de antwoorden op de volgende 3 vragen te kennen:
·        Welke taken vervult de huidige employee en welke zijn zijn verantwoordelijkheden?
·        Welke interacties zijn er als gevolg van het werken met interne en externe klanten?
·        Welke zijn de dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse verantwoordelijkheden?

2. Begrijp goed welke de taken van de employee zijn.  Natuurlijk zullen vele van deze taken in de taakomschrijving zijn, maar vaak zijn deze documenten niet up-to-date.  U moet weten hoe de employee taken vervult en  met welke exactheid en tegen welke kwaliteits standaarden. Ook is belangrijk te weten wie kopielezers zijn van correspondentie.

3. Identificeer de sleutelfiguren met wie de employee contact heeft. Wie is te vertrouwen? Aan wie vraagt de employee toestemming, advies, richtlijnen, details, input enz.  In welke task forces, teams, committees en andere organisaties participeert de employee?  Wie binnen de organisatie is van de employee afhankelijk voor wat betreft advies, input of goedkeuring?

4. Begrijp hoe de employee collega’s, meerderen en ondergeschikten evalueert.  Dit zal de vervanger helpen om te weten waar te gaan; wie te vertrouwen met welke issues, taken en verantwoordelijkheden; wie op zichzelf kan werken zonder structuur; wie begeleiding en structuur nodig heeft.
Er zullen zeker gaten zijn in wat bereikt wordt nadat de employee is vertrokken. In een ideale situatie zal de employee u voldoende ruimte geven om maatregelen te treffen. Onder de beste omstandigheden blijft de employee lang genoeg aan zitten zodat de transitie soepel verloopt door het inwerken van de opvolger.  Maar toch zal er een zekere mate van onzekerheid, verlies aan effectiviteit, efficiency en productiviteit zijn.
Het idee is natuurlijk om dit te verminderen.
Aan de andere kant schept verandering een kans voor vernieuwing en  innovatie. U ziet graag dat de nieuwe employee succesvol wordt maar geen kopie is van de vertrekkende employee. Elk individu heeft zijn  eigen vaardigheden, inzichten en benaderingen.
Probeer positief gebruik van ze te maken in het bedrijf maar verwacht niet hetzelfde gedrag.
 
NPS, de partij van ondernemerschap en welvaart.